Para quem não conhece, a Petri é uma Empresa Júnior do curso de Engenharia de Bioprocessos e Biotecnologia da UTFPR-PG. Fundada no início de 2019, oferece análises físico-químicas e microbiológicas, elaboração de rotulagem e tabela nutricional, além de consultoria em biossegurança. É perceptível o crescimento e amadurecimento constante da Petri, e isso se deve em parte ao trabalho de qualidade. A seguir, elencarei algumas dicas que gostaria de ter recebido quando comecei.
Dica 1: Defina suas interfaces
Cada empresa possui um nome ou esquema de organização diferente para essas diretorias, mas uma coisa é certa: os caminhos entre Talentos Humanos, Vice-Presidência e Qualidade sempre se cruzarão. Não ter funções definidas é a porta de entrada para atritos e perda de produtividade com tarefas repetidas. Além de sanar as dores supracitadas, interfaces bem definidas criam um melhor senso de pertencimento dos colaboradores com sua diretoria e auxiliam futuros membros a entenderem como a empresa funcionava no passado. Ademais, murais colaborativos como o Miro ou Mural ajudam muito na hora de colocar as ideias no papel de forma online.
Dica 2: Mapeie seus processos e comece pelo pior
Parece óbvio, mas geralmente quando pensamos em algum processo dentro da empresa, é sempre naquele mais estruturado/que melhor funciona; é aí que entra o problema. Como na escola, quando gostamos muito de uma matéria e obtemos boas notas, tendemos a focar nela ao invés de tentar melhorar nas que vamos mal. O mesmo pensamento se aplica aos processos. Consequentemente, devemos priorizar os processos problemáticos e não muito bem definidos, a fim de clarificar problemas e solucionar os gargalos.
Definidas as prioridades, é a hora de mapear o processo. Na Petri, utilizamos muito o SIPOC; esta ferramenta resume as entradas e saídas de um processo. As siglas significam, respectivamente: fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes. Cada uma destas palavras representa uma linha da tabela e cada coluna uma fase diferente do processo. O SIPOC nos ajuda a fornecer uma visão geral e profunda do processo, criar familiaridade e enxergar onde nossos esforços estão empregados.
Dica 3: Utilize indicadores que refletem seu objetivo
Indicadores são ferramentas utilizadas para o acompanhamento de uma organização. Eles conferem autoridade para empresas aferirem seus processos organizacionais e apontar possíveis alterações no planejamento já definido. Podem ser construídos de várias maneiras, mas se você é inexperiente no processo, aconselho a acompanhar a ideia a seguir:
Construa os indicadores pensando em seu planejamento estratégico (PE) — se sua empresa ainda não possui, é hora de fazê-lo; indicadores construídos desta forma agregam valor e relevância para seus dados. Indicadores não alinhados com o PE não são necessariamente inúteis, mas certamente não ajudarão sua equipe a alcançar seus objetivos do mesmo jeito que um indicador alinhado. Digamos que você faz parte de uma empresa que realiza análises e tem como objetivo aumentar em 20% o número de contratos durante o semestre. Pense em que metas vocês precisam alcançar para cumprir esse objetivo. Por exemplo: é possível saber – pelo mapeamento de processos – que o funil de vendas é de suma importância para o fechamento de um contrato. O próximo passo seria definir uma meta para esta taxa de conversão de leads em contratos fechados, metrificá-la e acompanhá-la.
A diretoria de qualidade tem um papel fundamental na garantia de que todos os processos internos e externos estejam sendo feitos da melhor maneira possível; levando isto em conta, a implementação das dicas deste artigo com certeza alavancará os seus resultados e trarão mais objetividade à diretoria.
Escrito pelo pós júnior Vicente Paula
