O que é POP?

POP, sigla para procedimento operacional padrão, é um documento que reúne orientações passo-a-passo de atividades e rotinas de uma empresa. Nele se encontram instruções de como ocorrem os processos para que haja uma padronização nas atividades e nos procedimentos de organização; obtendo, assim, maior qualidade dos serviços prestados. 

Qual o objetivo do POP?

O objetivo de um POP é estabelecer diretrizes e instruções claras para a realização de uma tarefa ou processo, a fim de garantir que as atividades sejam executadas com as melhores práticas possíveis. Portanto cada POP tem seu objetivo definido pelo equipamento ou processo para o qual foi criado.

Por exemplo: um POP de manutenção de uma máquina industrial, um fermentador, o objetivo desse documento é, então, demonstrar todas as etapas para fazer a manutenção do fermentador em questão; além de mostrar funções como desligamento, local dos principais componentes da máquina, como deve ser tirado uma correia da máquina, como deve ser lubrificada. Dessa forma, quanto mais detalhes melhor.

Já como exemplo de uma função rotineira: a criação da receita de bolo em uma padaria. Nesse caso, a receita deve ser padronizada, contendo com exatidão a quantidade de cada ingrediente, a ordem e como eles devem ser misturados. Caso não haja uma padronização, cada cliente que comer o bolo sentirá um gosto diferente.

Além disso, o POP pode ser usado em qualquer área, serviço e indústria; já que todas essas atividades requerem que sejam realizadas de forma correta e padronizada para que funcionem e para que o produto saia igual independente de quem faça o processo.

Como é feito?

O documento deve ser elaborado de maneira concisa, detalhando de forma clara as atividades necessárias. Além disso, pode-se incluir um selo ou assinatura de um responsável para garantir autenticidade e legitimidade.

Ademais, para redigir o documento, deve-se ter em mente o objetivo a ser atingido. Além de escolher a estrutura adequada para o documento, seu local de aplicação e quem será responsável pela execução. Tendo isso em vista, as etapas devem ser descritas. Por fim, faz-se necessário que o documento seja revisado para evitar erros e ambiguidades.

Ei, você sabe quais as vantagens de ter um POP?

Dentre as principais, o POP traz a noção exata da produção e logística, ou seja, quando a atividade é feita repetidas vezes, com método e estratégia bem definidos, é possível prever cada resultado do processo. 

Para mais, com o POP é possível minimizar erros, visto que os colaboradores são instruídos a seguirem o procedimento à risca, de acordo com o que está no documento, evitando falhas. Logo, com menos falhas e com a noção exata de como o processo funciona, a qualidade e produtividade são ampliadas. 

Tal documento é essencial também para passar conhecimento de forma fácil para os novos colaboradores; já que possui informações detalhadas sobre como realizar as atividades de trabalho. Além de que, com ele em mãos, não há espaço para improvisos, assim, o produto é entregue da maneira exata como foi vendido ao comprador.

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